Quản lý kho bằng mã vạch: Giải pháp chính xác không lo thất thoát hàng hóa

Quản lý hàng hóa là vấn đề sống còn của mỗi cửa hàng, doanh nghiệp. 1 trong 15 cách quản lý kho hiệu quả là quản lý kho bằng mã vạch. Hãy cùng LIBCODE tìm hiểu những lợi ích khi quản lý kho bằng mã vạch và cách quản lý hàng hóa bằng mã vạch hiệu quả trong kinh doanh bán lẻ nhé!

1. Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Mã vạch là một trong các công nghệ nhận dạng và thu thập dữ liệu sản phẩm, hàng hóa, tổ chức hoặc địa điểm,… dựa trên việc ấn định một mã số (hoặc chữ số) cho đối tượng cần phân định và thể hiện mã đó dưới dạng mã vạch để thiết bị có thể đọc được.

Với khả năng mã hóa tối đa và đa dạng các ký tự và chữ số, hệ thống mã vạch ngày nay được sử dụng rộng rãi để quản lý hầu như tất cả các loại mặt hàng trong kho của các đơn vị kinh doanh.

Thông qua mã vạch được gắn trên mỗi hàng hóa sẽ, việc quản lý kho trở nên đơn giản hơn rất nhiều khi thông qua các con số, ký hiệu dành riêng cho từng mặt hàng sản phẩm. Không cần đau đầu ghi nhớ thông tin chi tiết của từng sản phẩm mà còn tránh được sự nhầm lẫn.

2. Lợi ích của việc quản lý hàng hóa bằng mã vạch

Quản lý kho bằng mã vạch giúp chủ cửa hàng có thể ứng dụng vào rất nhiều hoạt động, tăng hiệu quả cho công việc quản lý kho với nhiều lợi ích mang lại như:

• Quản lý thông tin chi tiết về từ sản phẩm, dễ dàng tìm kiếm và truy xuất thông tin.
• Loại bỏ sai sót do nhập liệu thủ công, đảm bảo thông tin hàng hóa luôn chính xác.
• Kiểm soát chặt chẽ quá trình xuất nhập kho, tránh thất thoát và mất mát hàng hóa.
• Tăng tốc độ xử lý các hoạt động kho như xuất, nhập tồn, giúp nâng cao năng suất làm việc và tiết kiệm thời gian.

3. Cách quản lý kho bằng mã vạch

Bạn có thể tham khảo cách quản lý kho bằng mã vạch chi tiết sau đây

Tạo và in mã vạch cho sản phẩm

Để có thể quản lý hàng hóa bằng mã vạch sản phẩm, chủ shop cần có một phần mềm quản lý kho hoặc ứng dụng có thể tạo và in mã vạch sản phẩm từ mã hàng hóa. Với cách tạo mã vạch như trên để có thể quản lý được nguồn gốc và thông tin của sản phẩm như tên sản phẩm, mã hàng hóa, lô sản xuất,…

Sau khi mã vạch được tạo và in bằng các thiết bị chuyên dụng như máy in mã vạch sản phẩm, chủ shop tiến hành dán lên từng sản phẩm hoặc thùng hàng tùy theo cách quản lý của cửa hàng. 

Sử dụng máy quét mã vạch để quản lý kho

Máy quét/máy đọc mã vạch là các thiết bị hỗ trợ đọc mã vạch khi kiểm kho để nhận diện và cập nhật thông tin sản phẩm đó. Khi kết nối máy quét mã vạch với phần mềm quản lý kho qua máy tính hoặc điện thoại sẽ giúp quá trình này nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Khi nhập hàng mới, mã vạch mới sẽ được in và dán lên sản phẩm. Nhân viên sử dụng máy đọc mã vạch tiến hành ghi nhận thông tin về sản phẩm, số lượng lên phẩm mềm quản lý.

Tương tự như khi xuất hàng, nhân viên dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,… sẽ được ghi nhận vào hệ thống.

4. Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch tiện lợi nhất

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch không chỉ giúp cải thiện độ chính xác trong quy trình quản lý hàng hóa, mà còn nâng cao hiệu quả hoạt động kho, tiết kiệm thời gian và giảm chi phí vận hành. Điều này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có quy mô kho lớn hoặc số lượng sản phẩm đa dạng, giúp tối ưu quy trình quản lý kho, vận hành mượt mà và hiệu quả.

• Nhân viên có thể sử dụng điện thoại hoặc máy tính có kết nối với phần mềm quản lý kho để tạo và in mã vạch cho sản phẩm. Lưu trữ đầy đủ thông tin về sản phẩm như thuộc tính, số lượng,…trên phần mềm.
• Nhân viên sử dụng máy quét mã vạch hoặc điện thoại di động có phần mềm quản lý kho bằng mã vạch lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho. Thông tin về sản phẩm sẽ được lưu trữ trên phần mềm và tạo phiếu nhập kho với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. 
• Khi xuất kho, nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên sản phẩm để phần mềm ghi nhận thông tin và tự động trừ kho khi xuất hàng thành công.
• Khi sử dụng phần mềm và áp dụng kiểm kê kho bằng mã vạch, công tác kiểm kho sẽ trở nên nhanh chóng, thuận tiện, chính xác cao. Nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý.

Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ. Hãy áp dụng phương pháp quản lý hàng hóa bằng mã vạch cho giải pháp của mình và kiểm tra hiệu quả ngay nhé!

Việc ứng dụng quản lý kho bằng mã vạch sẽ thay đổi hoàn toàn thói quen bán hàng truyền thống. Giải pháp này mang đến sự đột phá trong việc mua và bán. Việc tít mã hỗ trợ nhân viên bán hàng nhanh hơn, chủ shop quản lý doanh số tốt hơn, các quyết định xuất – nhập, giải phóng hàng tồn kho được ra quyết định chỉ trong 1 cú click chuột.